На работе разговоры часто идут по знакомой схеме. Люди встречаются со своими отделами, обсуждают ближайший дедлайн и возвращаются к обычным задачам. День вне офиса дает коллегам другую обстановку, чтобы провести время вместе.
Для компании, приехавшей на Пхукет, частный чартер яхты может стать частью командного отдыха, инсентив-поездки или программы для деловых партнеров. Поводом может быть благодарность после напряженного проекта, встреча коллег из разных офисов или возможность провести время с клиентами.
Начать лучше всего с цели дня. Когда она понятна, выбрать яхту, маршрут и программу становится намного проще.
Решите, чего вы хотите добиться этим днем
Праздник для сотрудников, встреча руководителей и прием клиентов требуют разной организации.
На празднике для команды главное, скорее всего, дать всем расслабиться. Может понадобиться общий обед, купание по желанию и короткие слова благодарности от руководства компании.
Для коллег, которые встречаются после удаленной работы, общение может быть важнее организованных активностей. Оставьте людям время познакомиться друг с другом без плотной повестки.
Принимая клиентов или партнеров, подумайте, как будет общаться группа. Возможно, вам подойдет более спокойный обед, небольшое число гостей и достаточно места, чтобы разговоры завязывались сами собой.
Попробуйте описать цель одним предложением, прежде чем запрашивать предложения. «Мы хотим поблагодарить команду спокойным днем вместе» - гораздо более полезная отправная точка, чем просто запрос самой большой свободной яхты.
Выберите яхту под программу
Число гостей помогает сузить выбор, но не меньше внимания стоит уделить тому, как вы собираетесь использовать яхту.
Если всем нужно услышать короткое приветствие, спросите, где группа может собраться. Если обед за общим столом - центральная часть мероприятия, уточните рассадку для вашего точного числа гостей.
Для неформального дня команды посмотрите на зоны, где люди могут сидеть, разговаривать и переходить от одной небольшой группы к другой. Для приема клиентов подумайте, в какой обстановке вы хотите устроить обед и подходит ли она атмосфере мероприятия.
Попросите актуальные фотографии нужных зон. Не стоит думать, что максимальная пассажировместимость яхты означает, что все гости смогут сесть за один стол или смотреть презентацию в одном месте.
Заранее расскажите о нужном оборудовании. Микрофон, экран, подключение музыки или другое оборудование для мероприятия нужно подтвердить для выбранного судна. Если в программе есть важное объявление, договоритесь о подходящем месте и моменте для него.
Чтобы участвовать было комфортно всем
В команде обычно есть люди с разными интересами и разной степенью уверенности в воде.
Кто-то из коллег будет рад поплавать и покататься на SUP-бордах. Другие предпочтут остаться на борту, пофотографировать или полюбоваться пейзажем. Спланируйте день, который подойдет и тем и другим.
Сделайте водные развлечения необязательными и четко скажите об этом до поездки. Гости не должны чувствовать, что участие - проверка их энтузиазма или командного духа.
Тот же подход касается игр и организованных состязаний. Если вашей группе они нравятся, короткая активность может быть веселой. Если людям больше хочется поговорить и отдохнуть, пусть это и будет главным событием.
Узнайте у гостей лично о пищевых ограничениях, особых потребностях при передвижении и обо всем, что может повлиять на их участие. Передайте нужную практическую информацию организатору, чтобы подходящие условия можно было обсудить до бронирования.
Рабочая часть дня - коротко и по делу
Если вы хотите включить деловую часть, решите, что действительно должно происходить на борту.
Короткое приветствие, несколько слов благодарности или признание достижения команды естественно впишутся в программу. Длинная череда презентаций требует больше оборудования, внимания и координации.
Подумайте, не лучше ли провести часть рабочих сессий на берегу, а чартер оставить для неформального общения и совместного времени.
Время короткой речи согласуйте с экипажем. Выберите момент, когда гости собрались и свободны, а не прерывайте подачу обеда и не зовите людей сразу после развлечений.
Дайте выступающему четкий регламент. Продуманная и лаконичная благодарность оставит больше места для разговоров, которые последуют за ней.
Программа с запасом времени
Примерный план может включать посадку и инструктаж экипажа, время освоиться во время перехода, остановку для активностей по желанию, общий обед и спокойную завершающую часть поездки.
Это пример для планирования, а не жесткий маршрут. Реальная последовательность зависит от яхты, маршрута, часов чартера и условий.
Не добавляйте столько активностей, чтобы организатор весь день собирал людей и следил за временем. Выберите один-два общих момента, которые важнее всего.
Например, праздник компании может строиться вокруг обеда и короткого вручения наград. День с партнерами может быть посвящен общению и живописной остановке. На командном отдыхе можно больше времени уделить купанию и другим доступным развлечениям.
Оставляйте время между этими моментами. Гости должны успеть закончить разговор, переодеться или полюбоваться видами без спешки.
Еда и напитки для разной компании
Соберите пожелания по питанию до утверждения меню. В корпоративной группе могут быть вегетарианцы, гости с пищевой аллергией и те, кто предпочитает привычные блюда или неострые вкусы.
Отправьте организатору один общий список, а не пересылайте отдельные сообщения от разных гостей.
Обсудите не только еду, но и формат подачи. Обед за общим столом создает понятный общий момент. Более свободный формат может подойти мероприятию, построенному на общении, в зависимости от планировки яхты и вариантов питания.
Включите в план напитков привлекательные безалкогольные варианты. Гости должны в полной мере участвовать в празднике, пьют они алкоголь или нет.
Если вы рассматриваете особое меню, брендированный торт или определенные напитки, заранее уточните, возможно ли это, а также хранение и подачу. Держите согласованные детали питания вместе с остальным брифом мероприятия.
Брендинг и фотосъемка
Корпоративное мероприятие может ощущаться личным, даже если не заполнять яхту украшениями.
Можно подумать о небольшой приветственной открытке, единой сервировке стола или скромной брендированной детали, если это согласовано для выбранного судна. Обсудите размещение и способы крепления, прежде чем что-то заказывать.
Для фотосъемки решите, что вам на самом деле нужно. Может хватить группового портрета, нескольких снимков коллег, которые наслаждаются днем, и фотографий вручения наград.
Сообщите гостям, если снимки планируется использовать в корпоративных коммуникациях. Сделайте так, чтобы тем, кто не хочет появляться на опубликованных фото, было легко об этом сказать.
Если к вам присоединится профессиональный фотограф, включите его в планирование с самого начала. Подтвердите общее число людей на борту, его оборудование и моменты, которые нужно снять.
Один организатор на весь день
Выберите одного представителя компании, который будет на связи с командой чартера. Этот человек может собрать информацию о гостях, утвердить программу и сообщать о любых изменениях.
Перед выходом в море отправьте участникам короткую памятку: место встречи, время прибытия, ожидаемое время возвращения, подходящая одежда и что взять с собой.
Организуйте трансферы с учетом всей группы. Если гости живут в разных отелях, убедитесь, что каждый понимает, где и когда его заберут или где назначена встреча.
Оставьте время после возвращения на берег перед следующими встречами. Это особенно полезно, когда чартер входит в большую программу конференции или корпоративной поездки.
Составьте понятный бриф для бронирования
Обращаясь в Star Sailing Club, укажите дату мероприятия, примерное число гостей, повод и желаемую длительность чартера.
Добавьте свои приоритеты: общий обед, водные развлечения по желанию, короткая речь, общение с клиентами или фотосъемка. Расскажите о жестких обязательствах, которые влияют на расписание.
Попросите письменное предложение, где указаны яхта, часы чартера, примерный маршрут, питание и согласованные дополнительные услуги. Если вашей компании нужны особые реквизиты для счета или внутреннее согласование перед оплатой, скажите об этом в самом начале.
Удачный корпоративный день на яхте дает людям общее впечатление, которым каждый может наслаждаться по-своему. С понятной целью и комфортной программой время на борту станет приятной частью визита вашей компании на Пхукет.
